La Pregunta del Millón
Una de las principales preocupaciones de las empresas ante VeriFactu es el coste. ¿Cuánto cuesta realmente implementarlo? La respuesta depende de múltiples factores: tamaño de la empresa, complejidad del ERP actual, volumen de facturación y nivel de personalización necesario.
En este artículo desglosamos todos los costes involucrados con presupuestos reales según el tamaño de tu empresa.
💡 Concepto Clave
VeriFactu es una inversión obligatoria, no opcional. La pregunta no es "¿invertir o no?" sino "¿cómo optimizar la inversión?"
Desglose de Costes por Componente
1. Software de Facturación Compatible (20-60% del coste total)
Opción A: Actualización del ERP Actual
Si tu ERP actual tiene capacidad de adaptación:
- Actualización estándar: 500-3.000€ (one-time)
- Módulo adicional: 1.000-10.000€ según proveedor
- Personalización: 2.000-20.000€ si necesitas adaptaciones
Opción B: Nuevo Software VeriFactu
Si necesitas cambiar de sistema completamente:
- Licencia perpetua: 2.000-50.000€ según funcionalidades
- Suscripción SaaS: 30-500€/mes (coste recurrente)
- Desarrollo a medida: 15.000-100.000€ para soluciones personalizadas
2. Certificado Digital y Firma Electrónica (5-10% del coste)
- Certificado digital persona jurídica: 120-300€/año
- Dispositivo criptográfico (HSM): 200-1.500€ (one-time)
- Servicio de sellado de tiempo: 100-500€/año
- Renovaciones anuales: 100-300€/año
3. Consultoría e Implementación (15-30% del coste)
- Auditoría inicial: 500-5.000€ según complejidad
- Planificación del proyecto: 1.000-10.000€
- Configuración técnica: 2.000-20.000€
- Integración con sistemas: 3.000-30.000€
- Gestión del proyecto: 1.000-15.000€
4. Formación del Personal (5-10% del coste)
- Formación básica (4h/persona): 100-300€/persona
- Formación avanzada (2 días): 500-1.500€/persona
- Formación in-company: 1.000-5.000€/sesión
- Manuales personalizados: 500-3.000€
5. Migración de Datos (5-15% del coste)
- Exportación de datos antiguos: 500-5.000€
- Limpieza y validación: 1.000-10.000€
- Importación al nuevo sistema: 1.000-8.000€
- Verificación y pruebas: 500-3.000€
6. Hardware Adicional (variable, si necesario)
- Servidores (si on-premise): 2.000-20.000€
- Equipos informáticos actualizados: 500-1.500€/puesto
- Infraestructura de red: 1.000-10.000€
7. Pruebas y Validación (5-10% del coste)
- Entorno de testing: 500-5.000€
- Pruebas funcionales: 1.000-10.000€
- Piloto controlado: 1.000-5.000€
8. Mantenimiento y Soporte Anual (coste recurrente)
- Mantenimiento software: 10-20% del coste de licencia/año
- Soporte técnico: 1.000-10.000€/año
- Actualizaciones normativas: 500-5.000€/año
- Backup y seguridad: 500-3.000€/año
Presupuestos Reales por Tamaño de Empresa
Microempresa (1-10 empleados)
| Concepto | Coste |
|---|---|
| Software SaaS (anual) | 360-1.200€ |
| Certificado digital | 150€ |
| Consultoría básica | 500-1.500€ |
| Formación (2 personas) | 200-600€ |
| Configuración | 300-800€ |
| TOTAL PRIMER AÑO | 1.500-4.250€ |
| COSTE ANUAL RECURRENTE | 500-1.500€ |
Pequeña Empresa (11-50 empleados)
| Concepto | Coste |
|---|---|
| Software/Módulo ERP | 3.000-10.000€ |
| Certificados y HSM | 500-1.000€ |
| Consultoría e implementación | 5.000-15.000€ |
| Formación (5-10 personas) | 1.000-3.000€ |
| Migración de datos | 2.000-6.000€ |
| Pruebas y piloto | 1.500-4.000€ |
| TOTAL IMPLEMENTACIÓN | 13.000-39.000€ |
| COSTE ANUAL RECURRENTE | 2.000-5.000€ |
Mediana Empresa (51-250 empleados)
| Concepto | Coste |
|---|---|
| Software/Módulo ERP | 10.000-50.000€ |
| Infraestructura (servidores, HSM) | 3.000-15.000€ |
| Consultoría e implementación | 15.000-50.000€ |
| Formación (15-30 personas) | 3.000-10.000€ |
| Migración y integración | 10.000-30.000€ |
| Pruebas exhaustivas | 5.000-15.000€ |
| Gestión del proyecto | 5.000-20.000€ |
| TOTAL IMPLEMENTACIÓN | 51.000-190.000€ |
| COSTE ANUAL RECURRENTE | 8.000-20.000€ |
Gran Empresa (+250 empleados)
| Concepto | Coste |
|---|---|
| Software enterprise/Desarrollo | 50.000-200.000€ |
| Infraestructura completa | 10.000-50.000€ |
| Consultoría estratégica | 30.000-100.000€ |
| Formación masiva | 10.000-30.000€ |
| Integración multisistema | 30.000-100.000€ |
| Gestión de cambio y comunicación | 10.000-40.000€ |
| Auditoría y validación | 10.000-30.000€ |
| TOTAL IMPLEMENTACIÓN | 150.000-550.000€ |
| COSTE ANUAL RECURRENTE | 20.000-80.000€ |
Factores que Incrementan el Coste
- ERP antiguo o propietario: +30-50% si requiere desarrollo a medida
- Múltiples sedes: +20% por cada ubicación adicional
- Volumen alto de facturas: +15-30% por escalado de infraestructura
- Integración compleja: +25-40% si conecta con > 5 sistemas
- Personalización extrema: +50-100% en desarrollos específicos
- Urgencia: +20-40% si se implementa en < 3 meses
Estrategias para Reducir Costes
1. Anticipa la Implementación
Empezar con 6-12 meses de antelación evita sobrecostes de urgencia (ahorro: 20-40%).
2. Evalúa SaaS vs On-Premise
Soluciones cloud reducen coste inicial en 60-70% vs infraestructura propia.
3. Aprovecha Software Existente
Actualizar ERP actual es 40-60% más económico que cambiar completamente.
4. Formación en Cascada
Forma a 2-3 "champions" que luego formen al resto (ahorro: 50% en formación).
5. Piloto Reducido
Empieza con un departamento y expande gradualmente (ahorro: 30% en pruebas).
6. Contrata Paquete Completo
Proveedor único para software + consultoría = descuentos del 15-25%.
Retorno de la Inversión (ROI)
Aunque VeriFactu es obligatorio, también genera ahorros tangibles:
Ahorro Anual Típico
- Reducción de errores: 2.000-10.000€/año
- Ahorro en papel y envíos: 1.000-5.000€/año
- Tiempo administrativo: 5.000-30.000€/año
- Evitar sanciones: 0-150.000€/año (en caso de inspección)
Período de recuperación medio: 12-36 meses según tamaño de empresa.
Opciones de Financiación
Subvenciones
Algunas CCAA ofrecen ayudas para digitalización (Kit Digital, etc.):
- Microempresas: Hasta 3.000€
- Pequeñas empresas: Hasta 6.000€
- Medianas empresas: Hasta 12.000€
Financiación del Proveedor
- Pago mensualizado sin intereses (12-24 meses)
- Pago por uso (facturación variable)
- Leasing de hardware
Conclusión
El coste de implementar VeriFactu varía significativamente según el tamaño y complejidad de tu empresa, pero se sitúa entre:
- Microempresas: 1.500-4.000€
- Pequeñas empresas: 13.000-39.000€
- Medianas empresas: 51.000-190.000€
- Grandes empresas: 150.000-550.000€
La clave está en planificar con antelación, elegir la solución adecuada a tu tamaño y aprovechar estrategias de optimización de costes. Recuerda que, además de ser obligatorio, VeriFactu genera ahorros operativos que compensan parcialmente la inversión.
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