Nuevo Calendario VeriFactu: Software Adaptado desde 2025, Obligatorio en 2027

1. 📅 El Doble Calendario: Software vs Obligación

La decisión de Hacienda de retrasar VeriFactu a 2027 ha creado un calendario con dos niveles diferentes que muchas empresas están confundiendo. Es fundamental entender la diferencia:

"Muchas empresas creen que pueden esperar hasta 2027 para todo. Error: si compras software nuevo en 2025, ya debe estar homologado VeriFactu. Lo que se retrasa es la obligación de empezar a usarlo. Además, deberás elegir entre las dos modalidades de VeriFactu."

— Javier Torres, Director General Cegid Iberia

¿Por qué Esta Distinción?

Hacienda ha diseñado este calendario dual para conseguir tres objetivos:

1. Preparar el ecosistema: Que todo el software disponible en el mercado ya esté preparado cuando llegue 2027
2. Dar tiempo a las empresas: Las que ya tienen software pueden seguir usándolo hasta 2027
3. Evitar el fraude transitorio: Impedir que se vendan sistemas NO preparados en 2025-2026

2. 🔄 ¿Qué Cambia el 29 de Julio de 2025?

El 29 de julio de 2025 es una fecha crítica que muchas empresas están ignorando. A partir de ese día:

Para Empresas de Software (Obligatorio)

• Prohibido vender: No se puede comercializar software de facturación que no cumpla el Reglamento SIF
• Certificación necesaria: Todo software debe poder demostrarse homologado
• Documentación completa: Manual técnico de cumplimiento de requisitos
• Sanciones: Hasta 50.000€ por vender software no conforme
• ¿Necesitas ayuda? Conoce nuestros servicios de asesoría para migrar a VeriFactu sin complicaciones

Para Empresas Compradoras

• Verificación obligatoria: Debes exigir al proveedor certificado de homologación
• Software nuevo: Si compras nuevo, ya debe cumplir VeriFactu
• Nuevos módulos: Cualquier módulo adicional también debe cumplir
• Nuevas empresas: Si creas empresa en 2025, tu software debe ser conforme desde el inicio

Situaciones que Obligan a Tener Software Homologado en 2025

3. Qué es el Reglamento SIF y Qué Exige

El Reglamento de Requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación (Reglamento SIF) es el conjunto de normas técnicas que debe cumplir todo software de facturación en España desde julio 2025.

Requisitos Principales del Reglamento SIF

1. Integridad de las Facturas

• 🔒 Las facturas no pueden modificarse una vez emitidas
• ✍️ Firma electrónica en cada factura
• 📝 Registro de cualquier intento de alteración

2. Trazabilidad Completa

• 📊 Registro de todas las operaciones
• ⏰ Marca temporal en cada acción
• 👤 Identificación del usuario que realiza cada operación

3. Conservación Segura

• 💾 Backup automático de todos los registros
• 📅 Conservación durante todo el periodo legal (4-6 años)
• 🔍 Accesibilidad inmediata para auditorías

4. QR Tributario

• 📱 Código QR en cada factura
• ✅ Permite verificación por parte de Hacienda
• 🔗 Enlaza con el registro interno del sistema

5. Imposibilidad de Contabilidad B

• 🚫 No permite doble contabilidad
• 🔍 Todas las operaciones son rastreables
• 🚨 Alertas automáticas ante operaciones sospechosas

4. 💻 ¿Qué Pasa con Mi Software Actual?

Una de las preguntas más frecuentes: "Tengo un software de facturación desde hace años. ¿Debo cambiarlo ya?"

Respuesta Corta

No necesitas cambiarlo hasta 2027, PERO cualquier actualización significativa que te ofrezca tu proveedor desde julio 2025 debe cumplir ya con el Reglamento SIF.

Respuesta Larga (con Matices Importantes)

Escenario 1: Software Que NO Se Actualiza

• ✅ Puedes seguir usándolo hasta enero/julio 2027
• ⚠️ Pero no recibirás nuevas funcionalidades
• 🖥️ Posibles problemas de compatibilidad con Windows/sistemas modernos
• ❌ No tendrás soporte técnico actualizado

Escenario 2: Software con Actualizaciones Menores

• ✅ Parches de seguridad: permitidos sin adaptar a SIF
• ✅ Corrección de bugs: permitidos
• ✅ Actualizaciones de compatibilidad: permitidas

Escenario 3: Software con Actualización Mayor

• ❌ Nueva versión completa: debe cumplir SIF
• ❌ Nuevas funcionalidades de facturación: deben cumplir SIF
• ❌ Cambio de arquitectura: debe cumplir SIF

"Si tu proveedor te ofrece una 'actualización' en 2025-2026, asegúrate de que es compatible con VeriFactu. Muchas empresas están actualizando ahora para no tener dos migraciones (una a la nueva versión y otra a VeriFactu)."

— Álvaro Villa, Director General Alegra España

¿Cuándo SÍ Deberías Cambiar Antes de 2027?

• 🚨 Urgente: Tu software actual está obsoleto o sin soporte
• ⚠️ Recomendable: Tu proveedor ha anunciado que no adaptará tu versión a VeriFactu
• 💡 Conveniente: Quieres aprovechar otras mejoras (cloud, movilidad, integración)
• ✨ Opcional: Tienes presupuesto y quieres adelantarte sin prisas

5. 📆 Calendario Completo 2025-2027

Para que no haya confusión, este es el calendario completo y definitivo de VeriFactu:

Periodos de Preparación Recomendados

6. 🔀 Las Dos Modalidades: VeriFactu vs No VeriFactu

Algo que genera mucha confusión: existen dos modalidades de software conforme al Reglamento SIF.

Modalidad 1: VeriFactu (Con Envío Automático)

• 📤 Envío automático a Hacienda: Cada factura se envía en tiempo real a la AEAT
• 🔒 Máxima seguridad: Hacienda tiene registro inmediato de todas tus facturas
• 🔄 Sincronización continua: Tu sistema y Hacienda siempre están alineados
• 📡 Requiere conexión: Necesitas internet estable para facturar

Modalidad 2: No VeriFactu (Sin Envío Automático)

• 📵 Sin envío automático: Las facturas NO se envían a Hacienda en tiempo real
• ✅ Mismo cumplimiento: Integridad, trazabilidad y conservación obligatorios
• ✍️ Firma electrónica: Todas las facturas deben estar firmadas digitalmente
• 💾 Registros locales: Todo queda guardado en tu sistema para inspecciones
• 📱 QR obligatorio: Código QR tributario en cada factura

7. 🔧 Requisitos Técnicos del Software Homologado

Para que un software sea considerado conforme al Reglamento SIF, debe cumplir estos requisitos técnicos:

Requisitos de Seguridad

• 🔐 Cifrado de datos: AES-256 o superior
• ✍️ Firma electrónica: Certificado digital reconocido
• 👥 Control de accesos: Usuarios y permisos granulares
• 📋 Logs de auditoría: Registro de todas las acciones

Requisitos Funcionales

• 📄 Generación de facturas: Con todos los campos obligatorios
• 🔢 Numeración consecutiva: Sin saltos ni duplicados
• 📱 Código QR: Generación automática conforme especificaciones AEAT
• 💾 Backup automático: Copias periódicas de seguridad

Requisitos de Integración

• 🔌 API con Hacienda: Si es modalidad VeriFactu
• 📤 Exportación de registros: Formato XML conforme especificaciones
• 🔗 Interoperabilidad: Capacidad de integración con otros sistemas

Requisitos de Conservación

• 📅 Plazo mínimo: 4 años (6 años recomendado)
• 🔒 Formato inalterable: Archivos firmados digitalmente
• ⚡ Acceso rápido: Búsqueda y recuperación en menos de 1 minuto

8. 💬 Reacciones del Sector Empresarial

Las organizaciones empresariales han valorado de forma mayoritariamente positiva el nuevo calendario, aunque con algunos matices.

Reacciones Positivas

Ceoppan, Fedepesca y Cedecarne (Sector Alimentario)

"La entrada en vigor en 2026 habría supuesto una carga difícil de absorber para miles de pequeños comercios que trabajan con softwares básicos o sistemas manuales. El retraso a 2027 es un alivio necesario."

Ceaje (Jóvenes Empresarios)

"El aplazamiento era imprescindible para no poner contra las cuerdas a los pequeños negocios. Ayudará a que las empresas más jóvenes puedan adaptarse sin que la carga tecnológica frene su actividad."

Cepyme (Pymes)

"El nuevo calendario permitirá ajustar la implantación a la realidad operativa de las pequeñas y medianas empresas. Ahora pedimos que las futuras fases se diseñen con un enfoque realista."

Preocupaciones Expresadas

Por el Sector Retail Tradicional

• 🏪 Muchos comercios pequeños usan cajas registradoras básicas
• 💰 Coste de actualización a sistemas informáticos completos
• 👴 Propietarios de edad avanzada con poca formación digital

Por Autónomos con Baja Facturación

• 📊 Profesionales que hacen 5-10 facturas al año
• 💸 Coste desproporcionado respecto a su volumen de negocio
• 🆓 Solicitan apps gratuitas oficiales de Hacienda

Por el Sector Hostelería

• 🍽️ TPV específicos de hostelería suelen tener software propietario
• 💳 Coste de actualización de todos los terminales
• 👨‍🍳 Necesidad de formación del personal

9. 💻 Impacto en Empresas de Software

Las empresas proveedoras de software han recibido el calendario con sentimientos encontrados.

Desafíos para Proveedores

Presión de Desarrollo

• ⏰ Solo 7 meses para tener todo el catálogo certificado (hasta julio 2025)
• 🔧 Necesidad de adaptar múltiples versiones de productos
• 🧪 Testing exhaustivo para evitar fallos en producción

Inversión Significativa

• 💰 Desarrollo: 50.000€ - 200.000€ según complejidad
• 👨‍💻 Contratación de desarrolladores especializados
• 📚 Formación del equipo de soporte técnico

Retraso en ROI

• 📉 Ventas previstas para 2025 se posponen a 2026
• 👥 Ajustes en plantilla por menor demanda inmediata
• 📊 Recalcular proyecciones financieras

Oportunidades para Proveedores

Más Tiempo para Innovar

• ✨ Desarrollar funcionalidades adicionales
• 🎨 Mejorar UX/UI del producto
• 🔗 Crear integraciones con otros sistemas

Mercado Más Preparado

• 📚 Empresas más informadas sobre VeriFactu
• 💰 Presupuestos ya contemplados para 2026-2027
• ✅ Menor resistencia al cambio

Diferenciación Competitiva

• 🏆 Primeros certificados ganan ventaja reputacional
• ✅ Sello de calidad y confianza
• 📣 Marketing de "ya preparados" desde 2025

10. 🆓 Soluciones Gratuitas y Accesibles

Una buena noticia: la digitalización NO tiene por qué ser cara. Existen soluciones gratuitas o de bajo coste conformes a VeriFactu.

Opciones Gratuitas

Software Open Source

• ✅ Ventaja: Gratuito y personalizable
• ⚠️ Desventaja: Requiere conocimientos técnicos
• 📦 Ejemplos: Odoo Community (con módulo VeriFactu), FacturaScripts

Soluciones Freemium

• ✅ Ventaja: Gratis hasta cierto volumen de facturas
• 🎯 Ideal para: Autónomos con baja facturación
• 📦 Ejemplos: Alegra (gratis hasta 5 facturas/mes), Zesty, Conta

Herramientas de Hacienda

• 🏛️ Oficial: Desarrolladas por la AEAT
• ✅ Ventaja: 100% conforme por definición
• ⚠️ Limitaciones: Funcionalidades básicas

Opciones de Bajo Coste

SaaS Económico

• 💰 Precio: 10-30€/mes
• ☁️ Ventaja: Sin instalación, acceso desde cualquier lugar
• 📦 Ejemplos: Holded, Anfix, Sevidesk

Módulos Adicionales en ERP Existente

• 💰 Precio: 200-1.000€ (pago único)
• 🔗 Ventaja: Se integra con tu sistema actual
• 💡 Opción: Pregunta a tu proveedor actual

11. ⚠️ Errores Comunes al Interpretar el Calendario

Estas son las 5 confusiones más frecuentes que estamos viendo en empresas:

Error 1: "Puedo Esperar hasta 2027 para Todo"

Realidad: Si vas a comprar software nuevo o cambiar de sistema en 2025-2026, YA debe ser conforme desde julio 2025.

Error 2: "Mi Software Actual Funciona, No Necesito Actualizarlo"

Realidad: Funcionará hasta 2027, pero si tu proveedor lanza actualizaciones importantes, deben cumplir SIF. Y en 2027 DEBERÁS cambiarlo si no se adapta.

Error 3: "Esto Solo Afecta a Grandes Empresas"

Realidad: Afecta a autónomos y pymes con ingresos < 6 millones €. Las grandes empresas YA están en SII y no les afecta VeriFactu.

Error 4: "VeriFactu es Solo para Quien Facture Electrónicamente"

Realidad: VeriFactu afecta a TODO tipo de facturación: papel, electrónica, mixta. Lo importante es el SOFTWARE que usas para generarlas.

Error 5: "Si No Uso Software, No Me Afecta"

Realidad: Si facturas manualmente en papel sin sistema informático, NO te afecta. Pero si usas Excel, Word, una app o cualquier programa, SÍ te afecta.

12. 🎯 Qué Hacer Según Tu Situación

Plan de acción personalizado según tu caso:

Eres una Empresa con Software Actual

Paso 1: Contacta con Tu Proveedor (Ahora)

• ❓ "¿Van a adaptar mi versión actual a VeriFactu?"
• 📅 "¿Cuándo estará disponible la actualización?"
• 💰 "¿Cuánto costará? ¿Está incluido en mantenimiento?"

Paso 2: Evalúa tus Opciones (Q1 2025)

• ✅ Si tu proveedor adapta: planifica la migración
• ❌ Si no adapta: busca alternativas cuanto antes
• 🤔 Si dudas: pide demos de otros sistemas como plan B

Paso 3: Presupuesta (Q2 2025)

• 💰 Incluye en presupuesto 2026: software + formación + tiempo de implantación
• ⏰ Reserva tiempo de tu equipo para la transición

Eres Autónomo

Baja Facturación (< 20 facturas/mes)

• 🆓 Explora soluciones gratuitas desde 2025
• 🔍 Prueba demos sin compromiso
• 🏛️ Espera a herramienta oficial de Hacienda

Alta Facturación (> 20 facturas/mes)

• 💼 Evalúa SaaS profesional (10-30€/mes)
• 🔍 Compara al menos 3 opciones
• ⏰ Implanta en 2026 para evitar prisas en 2027

Eres Proveedor de Software

Urgente (Antes de Julio 2025)

• ✅ Certifica todos tus productos
• 📄 Actualiza documentación comercial
• 🎓 Forma al equipo de ventas y soporte

Importante (2025-2026)

• 📢 Comunica claramente el calendario a clientes
• 💰 Ofrece migraciones tempranas con descuento
• 🛠️ Prepara plan de soporte para pico de demanda 2026

Vas a Crear una Empresa Nueva

Si la Creas Antes de Julio 2025

• ✅ Puedes usar software no adaptado temporalmente
• ⚠️ Pero tendrás que cambiarlo antes de 2027
• 💡 Mejor: empieza directamente con software conforme

Si la Creas Después de Julio 2025

• ✅ Empieza directamente con software conforme VeriFactu
• 💰 Así te ahorras una migración posterior
• 🆓 Busca soluciones con periodo de prueba gratuito

Conclusión: Dos Calendarios, Una Estrategia

El nuevo calendario de VeriFactu tiene dos niveles claros que debes entender: desde julio 2025 todo software nuevo debe estar preparado, pero no será obligatorio usarlo hasta enero/julio 2027. Esta distinción es crucial para planificar correctamente.

Tu estrategia debe ser gradual: en 2025 investiga opciones y habla con tu proveedor actual, en 2026 decide, prueba y forma a tu equipo, y para 2027 ya estarás usando VeriFactu sin estrés. No esperes al último momento. La tranquilidad se planifica con tiempo.